Prošlog mjeseca, tačnije 18.9.2020. godine, održan je, kako su i sami organizatori naveli, najveći događaj na temu ePoslovanja u Sloveniji, pod nazivom "ePoslovanje između preduzeća u 2020 godini i kasnije”.

eKonfenercija je bila namjenjena svim kompanijama i preduzetnicima koji žele da saznaju više o automatizaciji procesa od narudžbenice do plaćanja, novim vrstama eSlog dokumenata, pogledaju primjere dobre prakse i saznaju detaljnije o ePoslovanju uopšte, a posjetilo ju je preko 300 učesnika.

U najavi događaja organizator podsjeća da digitalne tehnologije mijenjaju naš svijet i da poslovanje sa eRačunima i eNaručivanje predstavljaju jasan primjer kako digitalne inovacije donose mjerljivu korist u efikasnosti i ekonomičnosti za javnu upravu, građane i preduzeća širom Evrope. Prema njegovom mišljenju, vrijeme je da se jedinstveno evropsko tržište prilagodi digitlnom dobu. Naime, uvođenje eRačuna i drugih eDokumenta u poslovanje između kompanija omogućava automatizaciju, integraciju u globalne lance snabdijevanja i pojednostavljenu digitalizaciju poslovanja, te naglašavaju, da pomenute aktivnosti predstavljaju jedan od ključnih elemenata za povećanje efikasnosti, produktivnosti i konkurentnosti preduzeća u međunarodnom okruženju. Takođe napominju i da su za međusobno komuniciranje kompanija elektronskim putem ključni standardi e-poslovanja.

 Prvi blok bio je posvjećen poteškoćama sa kojima su se, u dosadašnjem radu, suočavali dobavljači. O tome, kao i o prednostma koje, po njima, donosi dalji razvoj ePoslovanja, govorili su Tilen Klobučar iz Danfoss-a i Marko Lekše potpredsjednik Udruženja dobavljača Slovenije (ZNS-Združenje nabavnikov Slovenije), koji je zaključio da ZNS podržava i takođe želi proakivnu politiku vlade pri uvođenju jedinstvenih platformi, kao i njihovom sufinansiranju koje bi dovelo do brže digitalizacije procesa.

eSlog 2.0

 Naredni blok je bio posvijećen predstavljanju novo-razvijenog standarda e-Slog 2.0, koji, pored standarda za eRačune, uključuje i standarde za eNarudžbenice, ePotvrde narudžbenice i eOtpremnice, sa uputstvma za njihovu upotrebu. Detaljna pojašnjenja ideje i strukture novog standarda, pojasnio je Dr. Rok Bojanc iz ZZI-a, koji je ujedno i koordinator Slovenačkog nacionalnog foruma za eRačune. Prema njegovim riječima, standardi predstavljaju podršku interoperabilnosti, te je, kako je naglasio, potrebno je da svi partneri koji su ukljuceni u eRazmjenu, bez obzira koje platforme upotrebljavaju, jasno i na jednak način razumiju informacije koje medju sobom razmjenjuju.

Pojasnio je da eSlog 2.0 omogućava standardizaciju sintakse i semnatikei da se sastoji od:

- opšteg uputstva, koje sadrži pravila zajednička za sva tri standarda i

- tri zasebna dokumenta sa tehničkom dokumentacijom za svaki pojedninačni standard, kao I da je kopletna dokumentacija pripremljena na slovenackom i engleskom jeziku.

Za svaki eDokument su definisana poslovna pravila koja isti mora zadovoljavati. Ova pravila omogucavaju validaciju eDokumenata. Pored toga, dokumentacijom je opisana i sintaksa eDokumenta, odnosno segmenti dokumenta, sifranti EANCOM koji su dio xsd seme i sl. a za svaku vrstu eDokumenata su dati odgovarajući primjeri.

Kada je u pitanju elektronski potpis, Dr. Bojanc napominje da je elektronski potpis je moguc ali nije obavezan!

Nacionalni registar omogucava pregled ponudjaca sigurnih puteva eRazmjena.

Kako bi u Sloveniji podstaklli intnzivnije uključivanje u ePoslovanje, omogućema ju pomoc pri uvodjenju eDokumenta, na način što je obezbijeđenia tehnicka radionica za ponudjace informatičkih rješenja,a biće pripremljeni i primjeri dobre prakse.

Kada je riječ o daljim planovima, razmišlja se o razvoju novih eSlog dokumenta poput cjenovnika ili tovarnog lista.

U nastavku eKonferencije bilo je riječi o projektu Rose. O njemu su govorili Dušan Zupančić, savjetnik na području ePoslovanja, Jorgo Bertalanič iz UJP i Alan Ružič iz ZZI-a.

Nakon realizacije projekta Rose 1, Rose 2 projekat je imao za cilj da se pripreme novi elektronski dokumenti za automatizaciju cjelokupnog procesa od narudžbe do plaćanja, u skladu sa evropskim standardom EN16931. Pored toga, jedan od rezultata je i omogućeno izvođenje analitike o izdatim, odnosno plaćenim računima u Javnoj upravi i privredi, kao i proširenje funkcionalnosti nacionalnog registra promaoca eRačuna sa novim vrstama eDokumenta. U okviru projekta Rose 2, UJP- Uprava Republike Slovenije za javna plačila je, za budžetske korisnike omobući razmjenu eDokumenata koji su pripremljeni u skladu sa novim standardom eSlog 2.0. Pored toga pravnim i fizičkim osobama koje za slanje eRačuna budžetskim korisnicima upotrebljavaju web aplikaciju, portal UJP eRačun omogućeno je da se prijavljuju reko sistema SI-PASS.

Dusan Zupancic je pojasnio da se do projekta Rose 2 došlo preko instrumenta za povezivanje evrope Connecting Europe Facilitz (CEF) i cilj je bio da se što prije pre koriste digitalne ulsuge i da se EU poveze u jedinstveno trziste. Pojašnjeno je da se u EU se koristili vise od 400 standarda za razlicite vrste dokumenat2. 2014. godine je EU propisala direktivu kojom je definisan 2018. Godina kao krajnji rok da sve javne uprave EU drzava uvedu eRacune, kao I da se pripremi standard EN16931, koji bi se u svim drzavama koristio. Partneri su u Sloveniji priremili ponudui dobili sredstva za ROSE. Istaknuto je da je eRačun posljednji document u nizu, te da je zajednička težnja da se digitalizuje cjelokupan postupak od narudžbe no plaćanja, pa se jedino obuhvatanjem kompletnog lanca dokumenta može omoguciti transparentno poslovanje.

UJP je jedan od sradnika na projektu Rose. Razvila je ulaznu i izlaznu tačku za budžetske korisnike, nadograđenu tako da podržava I tri nove vrste eDokumenata, kao i nadogradila analitiku. Za eksterne korisnike nadograđeno je prijavljivanje korisnika i rješenje za čuvanje velikih datoteka

U okviru ovog segmenta, mag. Mateja Oman, sekretarka u Direktoratu za javnu upravu govorila je o stanju ePoslovanja u Sloveniji u dijelu javne uprave.

Upostaljanje i razvoj rješenja započet je 1996. godine, a prvi korisnici su počeli da ga koriste 1998. Danas ga koristi preko 7.000 korisnika i sistem se sve vrijeme nadogradjuje i prilagođava, kako potrebama i željama budžetskih korisnika, tako i tehnološkim zahtjevima. Ekspanzija ePoslovanja u MFRAC se dogodila 2018. godine kada je za cjeli javni sistem bio obavezan prijem eRacuna. MFRAC je povezan sa dokumentacionim sistemima, sistemom za povraćaj EU sredstava, pripremu i realizaciju funkcija nabavke, sistemom primalaca i izdavaoca eRacuna, itd. MFRAC je preko UIP neta povezan sa ostalim sistemima.

Korišćenje rješenja dovelo je do povećevanja preglednosti, poštovanja zakonske regulative I smanjenja količine utrošenog papira,. Ono podrzava eRacune i spremno je za eSlog 2.0.

Svoje stanovište i primjere dobre prakse dao je i Miran Škedelj iz Kemofarmacije. Izdvajamo prednosti eNabave koje je on naveo poput: mogućnoti rada 24x7, bolji pregled nad procesom nabavke, brži pristup podacima, pregledna analitika i drugo.

Pored prethodnika, o svojim iskustvima u vezi sa eDostavom, govorio je i Matej Bregar, direktor sektora za IT i digitalizaciju poslovanja u BTC-u.

Kako bi stekli utisak o zahtjevnosti projekta, posdjetio je da BTC posluje sa 101.000 m2 skladišta, 5.500m2 hladnjača, da ima pripremljenih 7.000 paleta dnevno, 300 dostavnih vozila i 1.200 dostavnih mjesta dnevno.

BTC je , kao veliki 3PL igrač, odgovoran za robu počevši od svog skladista pa sve do mjesta isporuke. Iz tog razloga je bilo potrebno pokriti kretanje robe od trenutka kada roba napusti skladište, pa sve dok ne bude primjljena od strane konačnog kupca. Dakle, potrebno je pratiti događaje na tom putu i omogućiti da odgovarajuće informacije budu pravovremeno na raposlagnaju svim ucesnicima u tom procesu, i otuda je potrebno omogućiti rjesenje koje vidljivo svim učesnicima.

Kako je Bregar naveo, korišćenjem LogChain platforme, bazirane na bizBox rjesenju za eRazmjenju, i Špicinoj aplikaciji za mobilne uređaje, ostvarene su značajne dodatne vrijednosti: konstatntno raspolažu sa informaciama o dešavanjima sa robom kao i o tome da li će biti na vrijeme dostavljena, i ukoliko, slučajno, postoje neki problemi u dostavi, o tome se blagovremeno obavještava kupac. U slučaju reklamacije obezbijeđena je podrška učesnicima u sistenu. Više nije neophodno da bdu u stalnom telefonskom kontaktu, zapisnici se rade na mobilnim terminalima, a odgovarajuće informacije o svemu sve što se dešava su na raspolaganju odgovarajućim učesnicima u procesu. Kako mnogo kupaca radi po principu "Just in time”, za njih je od neprocijenjive vrijednosti to šro sada mogu pratiti dostavu. Takođe, vlsnik robe tačno zna šta se događa sa robom i da li je neoštećena isporučena

U okviru konferencije, dr.Andreja Pucihar sa Fakuleta organizacionih nauka UMB i Katja Mohar-Bastar, direktorica DIH Slovenija, predstavile su rezultate najnovijeg istraživanja o upotrebi eRačuna u Sloveniji, koje je sprovedeno u aprilu i maju 2020. godine a u okviru kojeg je učestvovalo 90 slovenačkih preduzeća.

Uslijedio je dio u kojem je realizovan okruglo sto na kojem su učestvovali Jorgo Bertalanič, UJP, Igor Zorko, podpredsjedtik GZS, dr.Rok Bojanc, koordinator Slovenskog nacionalnog foruma za eRačune I Marko Lekše, podpredsjednik Udruženja dobavljača

Na okruglom stolu je, pored ostalog, bilo riječi o saradnji Slovenije sa Evropskim forumom za eRačune i o koristima koje iz te saradnje proizilaze. Konstatovano je da, od osnivanja EU foruma za eRacune, odnosno od 2012. , Slovenija ima dva predstavnika i to: Jorga Bertolanica i Rok Bojanca,. Udruzenja racunovodja, banaka, razni ponuđači i svi ključni učesnici u EU oblikuju eRačune. Organizuju se u radnim grupama, prave analizu stanja, pripremaju izvjestaje i međusobno razmjenjuju primjere dobre prakse.Na oktuglom stolu se moglo čuti i da se odvija puno neformalnih razgovora, tako da svi sa sličnim problemima ne izmišljaju toplu vodu, već koriste iskustva drugih. Takodje, je naglašeno da Slovenija ima uspostavljen ekosistem u kojem bilo ko moze bilo kome izdati eRacun, a da u drugim drzavima to nije riečeno na takav način. Pored toga, učešće u EU forumu za eRačune smatraju veoma korisnim jer je moguće propagirati vidike i inerese sopstvene države.

Kada je u pitanju mjerenje uspješnosti, rečeno je da postoji dosta istraživanja na temu eposlovanja, a da Evropska komisija nju mjeri DESIindeksima kojima se mjeri stepen digitalizacije. Do 2018. godine postojeo je namjenski indeks koji se odnosi o samo na poslovanje sa eRacunima, ali je 2018. godine ovaj indeks uklonjen. Podsjećaju da su, dok je postojao, Slovenija, Danska i Finska bile na 1. Mjestu, po pomenutom kriterijumu.

Konstatovano je da su se računi ranije slalali poštom, a da sada za slanje eRačuna imamo ePut. Kako je jedan od najvećih problema nedovoljna informisanost ili strah, uspostavljen je registar u kojem se može vidjeti ko je sve primalac i u vrstu eDokumenta prima. Ukoliko se ne nalazite među primaocima možete se besplatno registrovati. Izgovora nema, napminju.

Konstatovano je da je Slovenija među vodećim državama u EU na standardizaciji. Pojašnjeno je da je standardizacija bitna jer predstavlja jedinstveni jezik elektronskog poslovanja. U Sloveniji se radi na tome da jedan standard postoji za javnu upravu i privredu. U drugim drzavama nije takav slučaj.

Naglašeno je da digitalna transformacija podrazumjeva efikasan rad rad i ukoliko moramo prekucati fakturu iz PDF-a, gubimo efikasnost. Dodato je da još veči problem predstavlja rad sa mejlom, jer se se dešavaju spamovi ili da sadržaj priloga bude izmijenjen i sl. Sa sigurnostog aspekta, u odrednjenim segmentima poslovanja, učesnici sugerišu da bi trebalo takvu vrstu komunikacije cak i zabraniti.

Igor Zorko je rad sa PDF-om je opisao kao hibrid izmednju ePoslovanja i uobičajenog poslovanja jer "za svaki novi kilometar treba staviti novu bateriju umjesto da stalno dodajemo ugalj”.

Takođe je istaknuto da, ukoliko želimo izaći na globalni trg, moramo biti spremni raditi sa par hiljada partnera. Otežavajuća je okolnost ukoliko svi ne prepoznaju dodatne vrijednosti. Značajan dio netrebnih troškova se može eliminisati, i može se raditi kvalitetnije. Ukoliko neki čovek odsutvuje sa posla na smije se dozvoliti da cijeli proces stane. Ukoliko su procesi automatizovani, on nastavljaju da se odvijaju, i noću i danju. Nema umora i nema greške, a ljudi mogu biti fokusrani na kreativan rad i optimizacije.

Data je generalna preporuka: Proveriti da li ERP(ovi) koje koristimo podržavaju eSlog2.0. Izdavaoci koji ne koriste ERP imaju na raspolaganju orudja koja su besplatna. Prilagoditi process prijema racuna i eventualno likvidacije. Na raspolaganju je registar posiljaoca i primaoca eDokumenta u ePoslovanju. Pobrinite se da ste upisani u eRegistar, tako da vasi partneri mogu da vam salju eRacune. Poput poštara, ponuđači elektronskih puteva omogućavaju isporučivanje eRacuna. Na taj nači,n nakon izdavanja računa, nije potrebo brinuti kako ih poslati primaocu. Mora se pošovati zakon. Zakon o PDV-u kaze da treba ovezbijediti čuvanje eRačuna u izvornom obliku (a eRacun je u xml obliku). Pored toga moze se čuvati i vizualizacija računa, npr. PDF vizualizacija. Javni proračuni mogu primiti samo eRačune.

Zakon o PDV-u propisuje da je potrebno čuvati eRacun u izvornom obliku, sto je, naravno XML. Nije važno u kom sistemu se XML-ovi čuvaju, ali je neophodno obezbijediti cjelovitost, sljedljivost i vjerodostojnost, i to, u skladu sa zakonom koji se odnosi na arhiviranje, u periodu od 10 godina. Prema njegovima riječima, eDokumenti se mogu se čuvati na računaru ispod stola ili na nekim jako kvalitetnim serverima. Vazno je pobrinuti se za sigurnosne kopije. Rekao je da danas postoje rjesenja za eArhiv koje se mogu ali ne moraju koristiti.

Podsjetio je na iskustvo koje ukazuje na smanjivanja naplate potraživanja od 30%, prilikom prelaska na "pdf račune”, dok je prilkom rada sa eRačunima procjenat nenaplaćenih potraživanja znatno manji, pa je, na primjer, u Francuskoj manji od 1%.

Kako je opisao, Slovenija sada mijenja proces, prelazi sa papirnog na digitalni način rada i elektronsko poslovanje, što zahtjeva da se uključe sve IT kompanije, osiguravajuće kuce, banke, proizvodni sektor,…, odnosno da svi međusobno saradnju. To predstavlja dodatan napor ali donosi mjerljive rezultate, uštedu, automatizaciju i ulazak na globalno trzište.

Jelena Milojković