8. 04. 2020
Preuzmite cijeli tekst »
pdf
U ovom tekstu, opisan je konkretan primjer slanja eRačuna iz Crne Gore prema Hrvatskoj, a akteri ove priče, podijelili su sa nama svoja iskustva. Konkretno, riječ je o iskustvima predstavnika crnogorskih instutucija: Centra za ekotoksikološka ispitivanja iz Podgoricei Instituta za bilogiju mora iz Kotora, koje su po prvi put, izdale i poslalae eRačun koristeći bizBox mrežu za elektronsku razmjenu (eRazmjenu). Sa čitaocima će podijeliti iskustva i koleginica iz Centra za regionalne aktivnosti Programa prioritetnih akcija (PAP/RAC), sa sjedištem u Hrvatskoj koji je, kao obveznik javnih nabavki u Hrvatskoj, trebao primiti eRačun.
Firma ZZI imala je zadatak da na jednostavan način i u skladu sa EU standardima, poveže pošiljaoce i primaoca i obezbijedi elektronsko slanje eRačuna iz Crne Gore prema Hrvatskoj.
Napominjemo da se na isti ili sličan način može obaviti eRazmjena bilo koje vrste eDokumenata (slanje, prijem, transformisanje i slično), bez obzira na to u kojim državama se nalaze pošiljaoci i primaoci.
Šta je eRačun i kakva je trenutna situacija u Crnoj Gori?
Nerijetko se greškom smatra da račun u PDF obliku, svaki račun poslat mailom ili elektronski nalog za plaćanje predstavljaju eRačun. Pravna regulativa EU definiše elektronski račun (eRačun) kao račun koji je izdat, poslat i primljen u struktuiranom elektronskom formatu koji omogućava njegovu automatsku i elektronsku obradu. Naravno, eRačun sadrži sve obavezne podatke koje su propisane važećim zakonskim propisima.
U našem okruženju ali i u EU generalno, koriste se različiti standardi formata elektronskih dokumenta. U Crnoj Gori bi tek trebalo definisati standard elektronskih dokumenta (eRačuna, eOtpremnice, eDobavnice,... ).
I pored toga, crnogorske kompanije i institucije koje pružaju usluge ili plasiraju robu na EU tržištu, već sada se mogu naći u situacijama u kojima je neophodno da izdaju eRačun ili neki drugi eDokument.
Naravno, postoje kompanije i institucije u CG koje su već odavno prepoznale prednosti koje im donosi eRazmjena i već je primjenjuju, barem u jednom segmentu svoga poslovanja.
Iskustva u okolnim državama su pokazala da je korišćenje eRačuna počinjalo najčešće tada kada je to propisano od strane državnih organa. Najčeće se takva obaveza u prvoj fazi odnosila na to da računi koje država prima moraju biti eRačuni, a kasnije se ta obaveza proširuje i na račune koje izdaju državni organi. Ujedno se, nakon uspostavljanja standarda, tokom vremena praksa korišćenja eRačuna postepeno širi i na međusobno poslovanje privrednih subjekata.
Gdje počinje naša priča?
Kontaktirala nas koleginica Marina Marković, vođa projektnih aktivnosti PAP RACa i upitala da li možda možemo pomoći. Kako je pojasnila, Crnogorski Institut za biologiju mora i Centar za ekotoksikološka ispitivanja(CETI) sarađuju na projektu „GEF Adriatic" sa PAP RAC-om iz Hrvatske. Projekat se sjajno odvija i stekli su se uslovi da se, u skladu sa ugovorom, fakturiše dio obavljenih usluga. Ali kako?
Naime, potrebno je izvršiti plaćanje ugovorene vrijednosti za obavljenu uslugu prema institucijama iz Crne Gore, ali to je „moguće učiniti jedino ukoliko one izdaju eRačun za obavljenu uslugu". Dakle, kako iz Crne Gore poslati eRačun u drugu državu, instituciji kojoj je on zakonski neophodan?
Sva rješenja predložena od strane hrvatskih nadležnih institucija Marini su se činila poprilično administrativno zahtijevna za institucije izvan EU, stoga je, bila odlučna u tome da pronađe brže i bolje rješenje. Pretražujući internet došla do firme ZZI, nazvala nas i podijelila sam nama svoj izazov.
Prvi koraci
Uspostavljen je kontakt sa predstavnicima crnogorskih institutcija koje su trebale izdati
fakture: Zoranom Vučinićem, direktorom Sektora za ekonomske pravne i opšte poslove Centra za ekotoksikološka ispitivanja iz Podgorice i dr Mirkom Đurovićem, direktorom Instituta za bilogiju mora iz Kotora, koji su bili veoma zainteresovani i spremni za saradnju.
Tokom inicajlnog razgovora, provjerili smo da li i koja softverska rješenja koriste za računovodstveno-knjigovodstvene poslove u institucijama koje predstavljaju.
Naime, bizBox mreža je već povezana sa velikim brojem softverskih rješenja, čiji proizvođači su Partneri bizBox mreže. Šta to znači? To znači da korisnici partnerskih softverskih rješenja mogu iz istih, moglo bi reći „na jedan klik", direktno poslati ili primiti eRačun (i potencijalno druge vrste eDokumenta) putem bizBox mreže.
U našem slučaju, zbog trenutnog nepostojanja integracije pomenutih poslovnih sistema klijenata iz Crne Gore sa bizBox-om, kao i našeg cilja da eRačun bude poslat što prije, odlučili smo se da klijetima ponudimo pripremu eRačuna pomoću Excel šablona priprmljenog za bizBox korisnike u sličnoj situaciji, kao i bizBox web rješenje.
Kako bizBox omogućava automatske transformacije eRačuna različitih formata, odnosno standarda, na jednostavan način obavljamo i konverziju iz eSLog-a 2.0 (standard po kojem smo kod klijenata generisali eRačune) u UBL 2.1, standard koji koristi FINA.
bizBox ekipa
Mreža bizBox za elektronsku razmjenu ima više od 20.000 korisnika i omogućava eRazmjenu širom svijeta. Najveći broj korisnika, mreža ima u Sloveniji, gdje je integrisana sa svim većim ponuđačima softverskih rješenja ( ERP, DMS i drugim sistemima). U Crnoj Gori imamo preko
300 korisnika bizBox mreže koji, najčešće koriste ovu mrežu za eRazmjenu sa Upravom carina u Crnoj Gori, ali i za integraciju sa drugim kompanijama (B2B).
Zahvaljujući efikasnom ZZI timu, Crnogorski Institut za biologiju mora i Centar za ekotoksikološka ispitivanja(CETI) su istog nada kada su poslali narudžbenicu, postali registrovani korisnici bizBox usluge, spremni za eRazmjenu.
Kako je bizBox mreža integrisana sa mnogim drugimm mrežama za elektronsku razmjenu poruka, ona omogućava ePoslovanje i sa svima koji se nalaze u drugim međunarodnim mrežama. Pored toga je i dio BANKART sistema za razmjenu eRačuna (dostava eRačuna u Banke primaoca). Sa obzirom na to da je bizBox integrisan i sa Hrvatskom FINA-om, slanje eDokumenta, u našem slučaju eRačuna, za Hrvatsku je veoma jednostavno.
Kako se šalje eRačun iz Crne Gore za Hrvatsku posredstvom bizBox mreže?
Najbolje da odgovor naovo pitanje daju naši korisnici bizBox-a iz Crne Gore koji su prvi uspješno poslali eRačun iz Crne Gore za Hrvatsku.
|  |
Zoran Vučinić,
direktor Sektora za ekonomske, pravne iopšte poslove Centra za ekotoksikološka ispitivanja(CETI) iz Podgorice. | dr Mirko Đurović,
direktor Instituta za biologiju mora iz Kotora. |
Šta ste prvo posmislili kada su vam rekli da morate poslati eRačun?
Zoran: „Riješićemo to nekako."
Mirko: „U prvom momentu mi se činilo da je to unaprijeđena verzija slanja pdf računa ili slično, međutim nakon detaljnog objašnjenja shvatio sam da se ipak radi o složenom sistemu koji je jednostavan za korišćenje."
Koliko Vam se to učinilo teškim izazovom na skali od 1 do 10 (1- najlakše, 10 - najteže)?
Zoran: „2-3."
Mirko: „Vodeći se logikom da su današnje tehnologije koje su u funkciji biznisa, prave na način da budu što jednostavnije i pristupačnije krajnjim korisnicima nisam imao predosjećaj da će biti komplikovano. Izazov je bio težine 2-3."
Kako izgleda procedura registracije novog korisnika bizBox mreže i koliko traje?
Zoran: "Prilično jednostavno i brzo."
Mirko: „Veoma jednostavno."
Da li je web apliakcija bizBox eSanduče komplikovana za korišćenje? Koje funkcionalnosti ste koristili?
Zoran: „Mail-om dobijete podatke o registraciji. Za dodjeljeno korisničko ime, samostalno kreirate lozinku koristeći linkove iz e-mail-a. Ulogujete se na stranici www.bizbox.eu i „odete" u eSanduče.
Malo problema sa jezikom jer nešto je je bilo na slovenačkom jeziku, a u engleskoj verziji nije se moglo pronaći. "
Mirko: „Vrlo pregledno i napredno, lako za rad."
Kako se šalje eRačun? Da li je moguće pripremiti podatke računa u Excel-u i iz njih automatski generisati podatke za eRačun? Kako dalje izgleda korišćenje bizBox web rješenja i slanje eRačuna i pratećih priloga, poput pdf reprezentacije eRačuna, primaocu?
Zoran: „Podatke računa u Excelu smo pripremili uz pomoć ZZI-a, a importovanje eRačuna i priloga u bizBox web aplikaciju i njihovo slanje je jednostavno."
Mirko: „Podatke računa smo pripremili uz podršku ZZI-a u Excelu. Jednim klikom napravljen je eRačun i njegova pdf reprezentacija. Slanje eRačuna i priloga korišćenjem bizBox web aplikacije je bilo veoma brzo."
Koliko dugo traje slanje eRačuna, mjereno brojem klikova?
Zoran: „Možda 7-8 klikova."
Mirko: „Od momenta ulogovanja do slanja 10-tak"
Da li u bizBox web rješenju dobijete potvrdu o tome da je račun uspješno isporučen?
Zoran: „Mislim da da."
Mirko: „Svakako, to je ujedno i potvrda za pošiljaoca računa i Vi ste na taj način sigurni da više nema prepreka za dobijanje sredstava po ispostavljenom računu."
Šta savjetujete drugima koji se nađu u sličnoj situaciji?
Zoran: "Da kontaktiraju ZZI i sve će biti u redu."
Mirko: „Lična i profesionalna preporuka je da kontaktirate ekipu iz ZZI Podgorica. Oduševljeni smo profesionalnom pristupu da nas uvedu u svijet eRačuna i ovim putem zahvaljujem na porofesionalnošću. Usluga eRačuna je veoma povoljna (15 eura za 40 računa), a s obzirom na sve veću orijentisanost Crnogorske privrede ka EU zoni, topla preporuka za ZZI tim u Podgorici!"
Kako sve izgleda iz ugla primaoca eRačuna u Hrvatskoj?
Marina Marković, voditeljica programa PAP/RACa
Svega ovoga možda ne bi ni bilo, barem ne u ovom trenutku, da nije bilo inicijative Marine Marković, voditeljice programa PAP/RACa.
Zamolili smo je da sa nama podijeli svoje utiske.
Marina, možete li nam reći kakva je zakonska regulativa u Hrvatskoj? Da li, od kada i zašto možete primiti samo eRačun?
Marina: „Od 1. juna 2019. god na snazi je primjena EU regulative po kojoj korisnici javne nabave moraju slati i zaprimati isključivo e-račun. Kako su aktivnosti s CETI i IBM rezultat javne nabave slijedom hrvatskih propisa, zaprimanje e-računa je bila obaveza. Međutim, kako su institucije s kojima smo sklopili ugovor izvan EU, gdje e-račun nije obaveza, (pogrešno) smo vjerovali da to pravilo možda neće biti na njih primjenjivo. Osim toga, kako je taj postupak još uvijek novina u Hrvatskoj, ima dosta nejasnoća za same korisnike, prije svega u ovakvim situacijama, i tu je naša mala avanturica započela…"
Kako izgleda prijem elektronskog računa? Koliko dugo traje procedura?
Marina:„Prijem samog računa je jako brz i jednostavan. Čim se račun pošalje on i nama postaje dostupan. E-mailom dobijemo obavijest o zaprimanju e-računa. On se potom (u nekoliko klikova) skida sa našeg, hrvatskog (ovlaštenog) servera (FINA)."
Kako vidite eRačun u svom sistemu?
Marina: „Poseban program za e-račun nudi vizualizaciju računa u xml ili pdf formatu. Kroz takvu vizualiciju, račun izgleda kao i svaki drugi (ne-e) račun."
Da li možete odbiti eRačun?
Marina: „Zapravo možemo. Prva verzija računa kojeg smo dobili imala je neke pogrešne podatke te smo ga trebali odbiti. Ali to nije bio neki poseban problem. Račun se odbio/poništio i kao takav arhivirao. Nakon što nam je poslana nova, ispravna verzija, potvrdili smo da je račun prihvaćem te smo uredno izvršili uplatu. „
Kako se plaća elektronski račun?
Marina: „Zaprimanje i plaćanje e-računa u Hrvatskoj ide preko FINAe (hrvatske financijske agencije) – nakon uspješnog zaprimanja e-računa, brzo i jednostavno."
Za kraj, sjajnoj ekipi sa kojom je zaista uživanje sarađivati: Marini, Zoranu i Mirku, iskreno zahvaljujemo na spremnosti da svoje iskustvo podijele sa drugima. Niko od njih nije primarno iz informatičkih voda, ali svi se odlično snalaze u njima. Oni su odličan uzor koji će, nadam se, biti podsticaj i drugima, koji to još uvijek nisu učinili, da se oprobaju u stalnim izazovima neprekidne digitalne transformacije.
Autor:
Jelena Milojković,
direktor ZZI d.o.o. Podgorica